Informática El Corte Inglés

Centro de servicios documentales

Centro de Tratamiento Documental Valnalón

El centro, inaugurado en septiembre del año 2008, ofrece un amplio catálogo de servicios de tratamiento documental externalizados, abarcando la digitalización, la custodia, el reconocimiento OCR y el tratamiento de la documentación digitalizada, con especial hincapié en los proyectos de digitalización de grandes volúmenes de documentos en papel.

El centro, que es capaz de cubrir todo el ciclo de gestión del papel, hasta su custodia y destrucción, reafirma su la apuesta de Informática El Corte Inglés por los recursos nacionales, destacando además que parte de su plantilla de 50 profesionales está formada por discapacitados.

Valnalón nace como respuesta a la fuerte demanda de digitalización y custodia de archivos en el mercado español. Su capacidad de digitalización es de 600.000 documentos al día y su almacén puede custodiar hasta 12 millones de documentos, con un cumplimiento estricto de las normativas de seguridad y protección de datos.

Con Valnalón, Informática El Corte Inglés pretende dar un paso más en la evolución hacia la conversión de los documentos en papel en documentos electrónicos dotados de la misma validez que los originales, conocida como Digitalización Certificada. El Centro cuenta con escáneres con capacidad de producción media y alta. Además, incorpora la tecnología más avanzada en cuanto a software de reconocimiento automático se refiere, gracias a las alianzas de Informática El Corte Inglés con los principales proveedores del mercado.

En cuanto a la custodia, y para aquellos casos en los que la misma es requerida por el cliente, el centro pone a disposición instalaciones normalizadas para el almacenamiento de papel, y también ofrece hosting informático para la custodia digital. Las soluciones de Informática El Corte Inglés resuelven, de este modo, la problemática de almacenamiento simultáneo de documentos físicos y digitales, proporcionando un acceso eficiente y rentable a la documentación siempre que el cliente lo necesite.

La digitalización de documentación para organismos públicos y privados, llevada a cabo por el Centro, está sometida a estrictos controles de calidad. El centro, en el que se aplican todas las políticas de la organización en materia de certificación y normalización de procesos, cumple además con las directrices de seguridad recogidas en el Nuevo Reglamento de la LOPD y con las exigencias existentes en la protección contra desastres.

Centro de servicios documentales de Madrid

Tiene su sede en las instalaciones que la compañía posee en la localidad madrileña de Tres Cantos. Se dedica a dar servicios de tratamiento documental integral, y muy especialmente, a proyectos de informatización y digitalización de grandes volúmenes de documentación en papel. Una de las últimas tendencias en gestión documental, que Informática El Corte Inglés trata de impulsar a través de sus servicios de digitalización, es la conversión de documentos en papel en documentos electrónicos dotados de la misma validez que los originales.

Punto de interés especial, en este aspecto, representa la digitalización de facturas, un tema muy en boga tras la reciente orden ministerial sobre la conservación electrónica de facturas (Orden del Ministerio de Economía y Hacienda 962/2007 del 10 de abril), y que la compañía, una vez adaptado a la normativa su software de gestión documental, permite llevar a la práctica a través de la llamada Digitalización Certificada, que permitirá prescindir de las facturas originales en papel, una vez que las mismas se hayan digitalizado con sistemas previamente homologados.

En el centro hay 55 puestos de trabajo y cuenta con una superficie total de 550 metros cuadrados donde se lleva a cabo todo el proceso. Éste comienza con la recepción y manejo de todo el papel que, debido a su gran volumen, en ocasiones hay que manipular mediante palets, para lo que el centro dispone de entradas independientes y muelles de carga. De allí la información en papel pasa al centro de tratamiento, equipado con escáneres de media y alta producción para su digitalización. Los servicios del centro también cubren todo el tratamiento previo de la documentación (como clasificación eliminación de clips y grapas) y de la correspondiente indexación, para la fácil localización posterior del fichero. La información se extrae en forma de ficheros digitales en el formato que el cliente solicite (DVD, CD, etc.), listo para ser integrado en sus sistemas de gestión documental. El centro cumple con todos los requisitos legales, Ley de Protección de Datos, y de seguridad que debe tener un centro con estas características: vigilancia 24 horas, protección contra incendios y otros desastres.

Los servicios del centro, asimismo, complementarán los servicios de gestión documental prestados en casa del cliente, en los casos en los que el nivel de confidencialidad de la información impide que los mismos abandonen su emplazamiento. Actualmente, el centro ya está trabajando proyectos de media a larga duración (de uno a tres años), consistentes en la digitalización de expedientes y tratamiento de facturas.